打印機產生的打印輸出通常稱為硬拷貝，是電子文檔的物理版本。儘管某些打印機只能打印黑白硬拷貝，但當今大多數打印機都可以打印彩色照片。實際上，許多家用打印機現在可以生產與專業照片相媲美的高質量照片。這是因為現代打印機具有較高的DPI（每英寸點數）設置，從而可以以非常高的分辨率打印文檔。
為了打印文檔，必須將電子數據從計算機發送到打印機。許多軟件程序，例如文字處理器和圖像編輯程序，在“文件”菜單中都包含“打印...”選項。選擇“打印”時，通常會顯示一個“打印” 對話框。此框使您可以在將文檔發送到打印機之前選擇打印輸出設置。選擇適當的設置後，您可以單擊“打印”按鈕，它將把文檔發送到打印機。
當然要打印文檔，必須打開打印機並將其連接到計算機。大多數印表機廠商現代打印機使用標準USB電纜連接。但是，某些打印機可以通過Wi-Fi網絡無線連接到一台或多台計算機。只要安裝了正確的驅動程序，您就可以在一台計算機上使用多台打印機。雖然打印機因故障時間不佳而臭名昭著，但幸運的是，現代打印機比過去的打印機更可靠。當然，仍要保留多餘的墨盒或碳粉盒。
